如何對印刷企業做好精細化管理

“吃得苦中苦，方為人上人”這條古訓使“吃苦耐勞”成為我們的傳統。然而我們也總是羨慕先進國家不加班，短工時創造高效益。先進國家經濟不斷增長靠的并非員工加班，而是員工更懂得定義事情的輕重緩急，以及十分注重效率的工作態度，這就是本文要探討的“精益管理”(Lean Management)。

 

精益管理源自于日本制造業的“豐田式生產系統”(Toyota Production System)，或許有人認為這屬于工廠的生產管理，是探討如何降低庫存、徹底去除浪費、制定作業標準化，以及實施5S管理(分別是日文中的整理——SEIRI、整頓——SEITON、清掃——SEISO、清潔——SEIKETSU、素養——SHITSUKE)來追求生產效率的提升。其實精益管理更強調通過工作效率的提升與人才的培育，來構筑一個以“顧客為導向”的高附加價值流程，強調“以人為本”，更重視現場從業人員的經驗與知識。因此，企業通常會讓現場從業人員一同參與思考并執行精益管理。

 

標簽印刷企業多為私營企業或家族企業，常存在組織間的高墻，導致信息無法順暢流通，或存在過多的個人英雄主義，進而造成工作效率低下。所以，如何讓基層員工與一線人員表達意見，并且讓他們參與相關流程的制定，亦是精益管理中“以人為本”的重要精神。

 

應掌握的精益管理原則 

 

精益管理發展至今已從制造業拓展到服務業甚至教育單位，可參考學習的范圍極廣，針對標簽印刷企業，我個人提出下列原則，期許對其有所幫助。

 

以長期理念為基礎的管理決策 

 

大多數的標簽印刷企業，均能迎合客戶的發展，但卻忽略了自身的管理決策，即必須以長期理念為基礎。換言之，企業應該有一個優先于任何短期決策的“目的理念”，使整個組織的運作與成長能朝此方向發展，這比賺錢更重要。精益管理的起點應該是為客戶和社會創造價值，以此評估公司每個部門達成此目的的能力，即使必須因此犧牲短期財務目標也在所不惜。決策時應重視你的事業伙伴與供應商，將它們視為事業的延伸。決策不宜急躁，要以共識為基礎，在還沒有周密考慮所有可能的選擇之前，不要武斷地選定一個方向或單一途徑。一旦經過周密考慮而選定方向或途徑后，就要快速執行，但不失謹慎、嚴謹。

 

重視質量，杜絕浪費

 

杜絕浪費只達成了精益管理所必須做的三分之一，同時還要避免員工與設備的負荷過重，以及避免生產時程的不平均。另外，使用所有確保質量的現代方法，同等重要。如：在生產設備中嵌入檢測系統，發現問題就停止生產，并設置視覺系統用以警示，或將某臺機器或某個流程自動化。還可設立支持快速解決問題的制度和對策。同時在企業文化中融入一種理念：發生問題要立即停機或減緩速度，就地矯正質量，以提升長期生產力。

 

職務工作標準化 

 

職務工作的標準化是持續改善與授權的基礎。在工作場所中使用穩定、可重復的方法，達成規律的產出，是流程作業與后拉式制度的基礎。把最佳職務標準化，可累積員工對流程、作業的學習心得，之后讓員工表達他們對于改善標準的意見與建議，再把這些建議納入新標準中，通過不斷的思考與持續改善，讓組織變成一個學習型團隊。如此一來，當某一崗位的人員發生變化時，便可以把學習心得移轉給接替此職務的員工。另一方面“最佳職務標準化”可以促進學習，而不是在每個新計劃及每位新經理人上臺后，又重新發明新方法。在建立穩定的流程后，可運用改善工具找出導致缺乏效率的根本原因并予以改善，最終設計出幾乎不需要存貨的流程。進而設立穩定的人事、合理的升遷，以及謹慎的接班人制度，以保護組織的知識庫。

 

創造無間斷流程 

 

重新設計工作流程，使其變成創造高附加價值的無間斷流程，盡力把任何工作計劃中閑置或等候他人工作的時間減少到零。并建立快速輸送材料與信息的流程，使流程與人員鏈接在一起，以便立即浮現問題。讓重視流程成為一種企業文化，是促成真正持續改善流程及員工發展的關鍵。

 

標簽印刷多為接單式生產，更適宜使用后拉式制度以避免生產過剩。養成只在客戶需要時按所需數量供應標簽的習慣，可使產品生產及庫存減至最少，只維持少量存貨，然后根據客戶實際領取的數量經常補充存貨。

 

從內部培養領導者 

 

培養徹底了解并擁抱公司理念的杰出人才與團隊，使他們教導其他同事，并成為領導者，而不是從組織外聘雇，這樣才能創造堅實穩固的文化，使公司的價值觀與信念普及下去并延續多年。一位優秀的領導者必須對日常工作有巨細靡遺的了解，必須是公司理念與做事方法的模范。訓練優秀的個人與團隊來實現公司理念，更容易達成杰出成果。再運用跨部門團隊以改善質量和生產力，解決技術性難題，進而改善流程。

 

推動精益管理應注意的事項 

 

其實在標簽印刷企業中，或多或少都能看到精益管理的存在。企業并不需要從頭摸索，只需活用企業在精益管理方面的既有知識，并應用到不同的場景中即可。

 

預防重于事后管理 

 

在管理實踐中，人們往往習慣于花時間應付層出不窮的問題，在“滅火大賽”中優秀者脫穎而出，而防微杜漸的事情卻少有人關注，更沒有人潛心研究。盡管我們懂得預防管理的重要性，但在實際執行過程中卻很容易走偏，執念于或忙于事后管理，其實這樣做的后果是嚴重的。比如產品質量問題，在市場上被客戶投訴所造成的損失最為慘重，在產品出貨或生產過程中發現問題損失會小些，在原材料供貨商處發現問題其損失會更小，如果能在設計環節采取有效對策(防錯設計)，那就根本不會產生損失。換言之，越是臨近訂單交付的后期發現問題，補救起來越難，而且造成的損失越大。

 

主張消除一切浪費 

 

庫存不能給企業帶來利潤，而且，庫存的產品不僅因為市場變化以及設計變更等存在貶值的可能性，還可能因為管理的失誤，存在損壞或者遺失的可能性。庫存更消耗了企業的資源，不但占用了企業倉儲空間，而且增加了倉儲員工的勞動，增加了大量的搬運成本，耗用了企業的資金。而通過縮短生產周期達成減少各環節庫存的目標后，其他相關部門也可以降低成本。

 

標簽印刷已擺脫單一美觀的需求，結合各類功能已成為必然的趨勢，或利用多種材質來達成，或采用多種加工工藝來實現。基于預防與杜絕浪費兩個重點，標簽印刷企業會成立一個企劃或工程部門，其一，規劃完整且正確的生產流程與時間，其中時間包括每一流程工作時間，以及各流程間的轉換時間(接口時間);其二，核算精準的用料并使用BOM報表，材料包括全部材料及實際使用材料。因此生產中主要的監測指標包括時間與材料的使用，要實現時間浪費與材料浪費的最佳控制。計劃部門、工程部門與生產部門的運作流程見表1。企劃部門的運作讓各部門只在需要的時間、按需要的量、生產所需的產品。

 

精益生產以質量為中心，保證質量是首要前提，掌握每個制程的質量要求、落實質量是設計出來的預防管理。在生產流程中，最重要的是創造讓客戶滿意的質量。與產品制造有關的所有部門和所有人員在所有的生產制造活動中，時刻要把讓客戶得到滿意的質量作為優先考慮的對象，快速掌握下一個工序的質量信息，馬上反應，提升個人工作質量。并以下一個工序為客戶，100%保證質量，不制造不合格品，不接收不合格品，不交付不合格品。

 

精益管理即是以客戶為導向，重新構建整個流程與價值，在價值最大化與浪費最小化的架構下，確保整體流程的順暢所進行的企業經營與管理工作。這樣的管理工作崇尚“以人為本”，強調對人的尊重、重視人的作用以及追求自主管理。真正優秀的標簽印刷企業，把員工成長放在第一位，而把追求短期績效提升放在相對次要的位置。因為企業上下是一個共同體，企業領導者既要為員工提供良好的晉級制度，也要為其提供施展能力和發展的舞臺，引導他們自主學習、自發行動和自我超越。

 

標簽印刷企業在執行精益管理時需注重以下幾方面，包括5S管理，推行全面質量管理，引進品質管理制度以便持續改善流程;活用計算機的強大運算能力執行流程數字化管理;結合現代化的新型設備做到設備維護、色彩管理標準化以及生產自動化。精益管理點點滴滴的改善絕非一蹴而就，相信標簽印刷企業能夠創造出更好更有效的改善方式。相信標簽業界的朋友定可依此為藍本想出更好更有效率的改善方式。